転職成功バイブル

「裏方」「縁の下の力もち」などのイメージがある総務の仕事ですが、総務の役割をひと言でいうと、「社員をひとつにまとめ、会社全体をレベルアップさせること」です。

人事・労務・法務・経理など会社における事務全般をつかさどり、経営陣が描く会社の未来と同じ方向に社員を向かわせることが使命といえます。

総務は経営陣のサポートや、社内の各部門の取りまとめなどの役割を担っているため、経営陣から新入社員まで、会社のすべての部門・社員とかかわりをもつ唯一の部署といっても過言ではありません。

社内に限らず社外とのやり取りもあり、官公庁や取引先、株主や投資家、人材募集の応募者、顧客やユーザーなどと良好な関係を築くことも大事な仕事です。

特に、ベンチャーなど規模の小さな会社では広報と総務をかねているケースもあり、会社のイメージアップを図ることも大切です。

総務の仕事は非常に多岐にわたります。管理部門だけでなく各事業部や時には社外の人とのやり取りも発生する場合があります。

会社によって仕事内容が異なりますが、ここでは一般的な総務の仕事を解説します。

社内の環境整備

社員が円滑に業務を遂行できるよう、社内の環境を整えるのは総務の仕事です。

具体的には、名刺の手配や文具の発注のような細々したものから、パソコンやプリンターなど大きな備品の購入やメンテナンスの手配や管理までを担当します。

また、社内規定の作成・改定や、固定資産の管理なども総務の仕事といえるでしょう。

安全衛生管理

安全衛生管理というとイメージしづらいかもしれませんが、社員が健康に仕事を続けられる環境を整備することです。

具体的には、社員の健康診断を依頼する病院の選定や、ストレスチェックのためのツール選び、時間外労働抑制のための取り組みや36協定の締結、安全衛生委員会の運営などがあります。

社内イベントの企画、運営

新入社員の入社式や社員旅行、忘年会など年間を通して社内のイベントは多くあります。

参加者を把握し、会場の手配やスケジュール調整、予算の作成など、イベントが円滑に行えるよう準備・運営するのも総務の仕事です。

また、年度初め・年度末の全社会議に関する準備・運営もあり、さまざまな仕事をこなします。

電話応対・来客応対

会社の代表番号は総務につながるケースが多く、社外からの問い合わせなどの電話対応も総務の仕事です。

来客対応は各部署で対応する場合もありますが、総務で対応している会社もあります。

経営陣への来客やアポイントなしの来客など、さまざまなお客様に対して適切な対応をする必要があります。そのほか、社内の部署からの問い合わせにも対応します。

施設の運用・保守管理

オフィスや駐車場などを借りている場合は契約の更新や管理を行い、不具合があった場合は各種修繕を業者に依頼します。トイレットペーパーの管理や電球交換など簡単なものは総務が行うこともあります。

そのほか、空調の調節や防災設備の管理、消防訓練の手配・協力なども行います。

人事・労務管理

人事部を置いていない会社では、新卒・中途採用に関わる業務、人材教育などの人事管理も、総務が行う場合があります。

労務管理と呼ばれる、社員の勤務表の集計や有給休暇の管理、入退職者が発生した場合の社会保険加入などの手続きは総務の仕事です。

また、給与や賞与の計算、年末調整なども総務が担当する場合があります。

福利厚生業務

福利厚生にかかわる業務も総務の仕事になります。福利厚生制度の設計や、すでにある福利厚生制度の見直し・運用など、社員が安心して快適に働けるような福利厚生制度を整備することも重要な仕事です。

福利厚生には、住宅手当や扶養手当・家族手当、交通費の支給、社会保険料の負担や育児休暇や介護休暇などがありますが、会社によって福利厚生の内容は異なります。

法務業務

大きな会社では法務部門が独立しているケースもありますが、法務業務を総務が担うことも多いです。

会社の就業規則や契約書の作成・管理、知的財産権の管理など会社の経営にかかわる法務業務が主になります。お客様とのトラブル仲介や、コンプライアンス強化のために社員からの法的な相談に対応することもあります。

経理業務

日常的な伝票処理などの細々とした経理業務から、経理の仕事のルールを明示した「経理規定」を策定したり、会社のお金の管理をしたり、幅広い経理業務を総務が担当することもあります。

会社によっては経理部門が独立していて、伝票や法定調書の作成や資金調達などを行います。

秘書業務

役員秘書を専門で雇用しているケースもありますが、総務が秘書業務を担うケースも少なくありません。

秘書業務には、役員のスケジュール管理や出張手配、来客時の受付やお茶出し、電話対応、顧客へのアポイント代行などがあります。

会食に同席することもあり、人当たりの良さやコミュニケーションスキルなどが求められる場合もあります。

ホームページの管理、問い合わせ対応

メールや電話などによるホームページからの問い合わせに対応するのも総務の仕事です。

電話対応や来客対応と同様に、社外のお客様とのやり取りが発生します。また、ホームページに記載されている情報の管理や更新、ホームページリニューアル作業なども行います。

リスクマネジメント

機密情報の漏洩などが起こらないようセキュリティや個人情報保護に関する社員教育、内部監査への対応、リスクマネジメントも総務の仕事です。

また、会社で扱う情報が漏れた場合の対応、事故や不祥事が発生した際にどのように対応するか検討したり準備をしたりします。

株主総会、取締役会の企画・運営

株主総会や取締役会の企画・運営も総務の仕事です。スケジュール調整や会場の手配、通知の発送や会で使用する資料作成など事前の準備はもちろん、当日の運営なども担当します。

また、株主へわたすためのお土産を手配するなど、細かな気配りも必要です。

幅広い仕事だけでなく、業務量も多い総務の仕事を円滑に進めるためのポイントを紹介しましょう。

総務の仕事をしていると、経営陣とのやりとりも多く経営者的な視点で物事を考えてしまうこともあります。

そうすると、現場と自分の意識に乖離が起きてしまうことにもなりかねません。物事を考える際は現場の目線に立って考えるようにしましょう。

そのうえで、現場の意見を適切に経営陣に伝えるなど、現場と経営陣の架け橋になれるよう行動してみてください。

また、自分が所属している部門や仲のよい同期の意見など、特定の部門の意見に寄りすぎず、常に公正中立な視点で物事を考えることも大切です。

さらには、自分に与えられた目の前の仕事を適切にこなすため、優先順位をつけて期限を守って仕事をするようにしましょう。

与えられた仕事をこなすだけではなく、自ら積極的に周囲へ働き掛けていくことが大切です。

総務の仕事を円滑にこなすためにはどのようなスキルが必要なのでしょうか。5つご紹介します。

コミュニケーションスキル

コミュニケーションスキルは、総務の仕事を担ううえで最も重要なスキルといってもよいでしょう。相手の話を聞いて要望を把握し、他の人にもわかりやすく伝える技術が必要です。

社内外問わず多くの人とかかわることの多い総務では、円滑なコミュニケーションをとり周囲の人との良好な関係を築くことが大切です。

PCスキル

PCスキルも総務に求められます。文書作成ソフトや表計算ソフト、プレゼンテーションソフトなどは使えた方がよいでしょう。

また、サーバー管理などを担当することもあるため、ネットワーク知識もあるとよいでしょう。

事務処理能力

さまざまな業務を担当する総務では、事務処理能力も大切です。

仕事の優先順位をしっかり見極め、限られた時間の中で多くの業務をこなし、なおかつ正確な作業であることが求められます。

スケジュール管理能力

多岐にわたる仕事を並行して期限までに処理するため、スケジュール管理能力も大事なスキルです。

事務処理能力が高くても、ひとつずつこなしていくのでは期限内に仕事を完了できない場合もあるからです。

簿記

必須ではありませんが、簿記の知識や資格もあるとなおよいでしょう。

会社によっては総務が経理を兼任するところもありますので、会社のお金の流れを把握しておくことは総務の仕事をする上で役立ちます。

総務の仕事は、事務処理能力はもちろん、コミュニケーションスキルやスケジュール管理能力など多岐にわたるスキルが必要ですが、その分やりがいもあります。

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