転職成功バイブル

秘書には、さまざまなタイプがあります。社長などの個人秘書・複数名の役職者につく秘書・部門の上司と部下も含めたグループ全体をサポートする秘書などです。
ここではすべてに共通する仕事内容を取り上げ解説します。

上司のスケジュール管理

会議・会合・来客・出張など、上司のスケジュールの調整と管理を行います。上司が会議を主催する場合は、参加者への連絡や会議室の予約も行います。出張時には、交通機関のチケットや宿泊先なども手配します。

上司宛ての電話・メールへの対応

上司宛てに届いたメール・電話の内容を確認して処理します。内容に応じて、上司に報告して指示を仰ぎ、代理で返事をする、破棄するなど対応が異なります。内容を正確に把握し要不要を選別する能力が必要です。

上司宛の来客対応

上司宛の来客者へ応接室を案内したり、お茶出しをします。議事メモをとるために同席を求められることもあります。
来客者によい印象を与えること、失礼にあたらないマナー対応をおこなうこと、などが必要となります。
来客者が外国人の場合には、英語が必要な場合があります。

文書作成

社内文書である業務連絡書・メールの返信文・お礼状・会議資料などを、上司の代理で作成します。上司が書いた文書を清書することもあります。
文書は、上司の名で発信されるため、作成ルールやビジネスマナー、WordなどのOfficeソフトの使い方に精通していることが求められます。

上司の交際業務のサポート

上司の交際業務のサポートとして、お中元・お歳暮・暑中見舞い・年賀状・慶弔事の電報などの手配を行います。取引先に失礼のないよう、冠婚葬祭のマナーを心得ておく必要があります。

文書のファイリングと破棄

必要な資料や文書はファイリングし、不要なものは破棄します。上司から要求されたときに、すぐに資料を提示できるよう管理しておくことが求められます。また、上司に頼まれ、情報収集を行うこともあります。

取引先の動向・人事情報や、業務に関連する新聞記事のチェックとファイリングを行う際には、ニュースに対する感度が必要とされます。

上司が仕事をしやすい環境の整備

上司が快適な環境で気持ちよく仕事ができるように、仕事環境を整えます。空調の調整・室内の換気・デスク周りの整理整頓にも気を配ります。
業務に支障が出ないよう、必要な備品のチェックと補充も行います。

上司宛の郵便物の管理

上司宛の郵便物は、開封し、内容の確認をします。必要なものは上司に指示を仰ぎ対応し、不要なものは処分します。
郵便物には、会議やパーティーの案内もあります。出欠の返信や事前準備など対応が必要なものもあるので、郵便物の重要度・緊急度を見極める能力が必要となります。

秘書としてのやりがいについて解説します。

上司から感謝の言葉がもらえる

秘書が仕事にやりがいを感じられるのは、上司から「ありがとう」と感謝の声をかけられたときです。

ほかにも、自分のサポートで上司の仕事がスムーズに進んだとき、信頼の積みかさねによって良好な関係を構築できたと感じられるとき、自分の仕事が上司の役に立っていると実感できたとき、などにやりがいを感じるケースが多いです。

社内外の多くの人と交流できる

秘書として社内外の多くの人と交流できることは、とてもやりがいのあることだといえます。日常生活では出会えない役員クラスなど、広い視野をもった人たちと交流する機会も増え、これは自らの見識も広がります。

コミュニケーション能力が向上する

上司のスケジュール調整や、来客との対応時に、社内外の多くの人と会話を交わす機会があります。交渉力・折衝能力、ビジネスマナーなどが身につくのが実感できるでしょう。

また臨機応変な対応が求められるので、コミュニケーション能力が向上します。

事務処理能力が向上する

突発的に様々なことがあるので仕事に優先順位をたてて業務をすることで日々優先順位をつけながら業務をする力がつけられます。
日常的に上司の代理で情報を収集したり、資料を作成したりするため、文書作成能力・データ処理能力・パソコンスキルなどが向上します。

秘書に求められるスキルを解説します。

PCスキル

文書やメールを作成するための基本的なPC操作は当然として、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトや、Outlookなどのメールソフトなども使えるPCのスキルが求められます。
Wordで目的にあったレイアウトを作ったり、PowerPointで効果的なデザインのプレゼン資料を作ったり、Excelで関数やグラフを使ってデータを分析したりなどのスキルが必要です。

スケジュールと情報の管理スキル

急な予定変更に対応し、関係各所に必要な連絡と交渉を行う能力が求められます。緊急な予定が突然入り、スケジュールの調整や交通機関のチケットや宿泊先の変更が必要になることもあります。
社内のイントラネットや共通で利用しているスケジュールソフトなどがある場合は、スケジュールのオンライン管理力も必要です。

コミュニケーションスキル

さまざまな人に対応できるコミュニケーションスキルが必要です。
上司の代理で連絡・交渉を行うこともあるので、上司の印象を悪くせず、よりよい人間関係を築くためのコミュニケーション能力が求められます。
勤務先によっては、英語でコミュニケーションをとることも求められます。

秘書になるための方法を解説します

資格を取得して秘書として中途入社する

秘書になるには、社会人経験を積んだ後に、資格を取得して秘書として中途入社する方法があります。

秘書の仕事は、上司をサポートすることであり、上司の代理や会社の顔としての振る舞いが求められるため、ある程度の社会人経験が必要です。
そのため、社会人経験のない新卒が採用されるケースは多くありません。

秘書として持っていると評価されやすい資格としては、「秘書技能検定試験」1〜3級、があります。
外資系企業で秘書業務を行いたい際は、「CBS（国際秘書）検定」、英語力を証明する「TOEIC」などを取得していると評価されやすいです。

就職した企業での配置転換

事務職などほかの職種で入社し、社会人として経験を積んだ後に秘書室への配置転換を希望する方法があります。
その場合は、配属部署でコミュニケーション能力やPCスキルなどを向上させることは勿論、「秘書技能検定試験」などの勉強をしておくことをおすすめします。

秘書は、上司が業務に集中できる環境を整え、パフォーマンスの向上を陰で支援する存在です。
秘書になるには、秘書技能検定など資格取得後に他部署からの異動といった方法もありますが、最初から秘書の求人に応募する方が近道かもしれません。

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