転職成功バイブル

企業によって異なりますが、営業事務は、外出が多く社内にいることの少ない営業担当者の代わりに、社内での事務業務をサポートする仕事です。

営業担当者が商談に集中できるよう、伝票処理や、細かい事務作業を引き受けます。

「営業サポート」「営業アシスタント」と呼ばれることもあります。業務内容は「営業のサポート」中心の場合と「受発注等の事務作業」中心の場合があります。

仕事内容

営業事務の仕事は、社内にいることの少ない営業担当者のサポート役として社内に常駐し、営業活動全般をサポートするものです。

具体的な仕事内容は、見積書や提案資料の作成、納品書・請求書の作成、受発注の管理まで、多岐に渡ります。メールや電話での問い合わせ対応も行うので、コミュニケーション能力も必要です。

顧客の情報をデータベースに入力したり、売上の数字をExcelで集計したりなど、パソコンスキルも要求されます。

一般事務との違い

一般事務は、企業のどの部門や部署でも必要な事務業務であるのに対して、営業事務は主に営業部門での業務となります。

業務内容は、主に営業担当者のサポート、商品やサービスの受発注、見積書や請求書などの書類の作成、データ入力などです。

その他、会社によって異なりますが営業事務は、営業担当に代わって顧客対応をすることもあり、クレーム処理や、トラブル対応に携わる場合もあります。

営業担当者や顧客と対応が主になるため、ときには営業担当者と客先に同行することもあります。

1日の過ごし方

営業事務担当者が、さまざまな業務をどのようにこなしているのか、その一例を始業から終業まで流れで見ていきましょう。

出社直後は、メールチェックや、タスク確認、業務の優先順位付けをします。受注対応、営業担当者のスケジュール確認、見積書や請求書を作成したりと営業担当の仕事が円滑に進むようサポートを行います。

営業担当者の指示によっては、資料作成や会議の出席もあります。そのような業務中でも来客対応や電話対応、ときにはクレーム対応も同時に行います。

営業担当者の多くは夕方に外出から戻ってくるため、夕方以降にその日の状況共有を行うので退社間際が忙しくなります。急ぎのが仕事があれば残業になることもあります。終業前は、翌日のタスクを確認してから退社します。

営業事務のやりがい

営業事務の仕事は、社内外の人とコミュニケーションを取り、物品、人、伝票、お金がスムーズに流れるようサポートする業務です。

そのため、気配りと経験がものをいいます。同じチームの営業担当や顧客と信頼関係を築き、良好なコミュニケーションが取れているとき、やりがいを感じるという人が多いようです。

人をサポートすることが好きな人、コミュニケーションスキルが高い人にとっては、その能力を存分に発揮できる仕事です。

営業事務の仕事をする人に求められるスキルや適性について解説します。営業事務に必要とされるのは、主にPC関連のスキルと対人コミュニケーション能力です。

またビジネスマナーを理解し、実践する必要があります。以下で、求められる適性と能力について詳しく解説します。

PC関連のスキル

業務内容によっては、Wordで文章作成をしたり、Excelの関数やピボットテーブルを使いこなす必要があります。

プレゼンテーションソフトのPowerPointを使った資料作成を任されることもあるため、MicrosoftのOffice系ソフトのスキルをもっていると強みになります。。

経験

営業事務職経験は必須ではありませんが、経験があれば即戦力として評価されます。しかし、たとえ未経験であっても、過去に従事した仕事の内容が活かせる場合もあります。

前職が一般事務でも、データ入力や資料作成などの経験があればアピールポイントとなります。

また、接客業の経験があれば、顧客応対において力を発揮できるでしょう。営業の経験者の場合、職務内容への理解力を買われ、頼りにされる可能性もあります。

資格

営業事務の仕事に必須の資格は特にありません。しかし、パソコンで書類を作ったり表計算したりすることの多い職種ですので、マイクロソフトオフィススペシャリスト（Microsoft社が主催する、Office使用のスキルレベルを判定する資格）を取得すると、強みになるでしょう。

また、企業によっては海外と取引があり、やりとりのために英会話力や英文作成能力が必要とされることがあります。高いTOEICスコアをもっていれば、評価されるでしょう。

企業や地域によって営業担当者の代わりに客先に車で訪問することがあります。よって、普通自動車運転免許をもっていると有利になるかもしれません。

営業事務の志望動機のコツ

営業事務経験あり、経験なしの場合に分けて解説します。

営業事務の経験がある場合は、実際に担当していた業務について簡潔に伝えます。

所属部署や、サポート対象の営業スタッフの人数、まかされていた仕事内容など、これまでの仕事ぶりを簡潔に話し、応募先の職場で働く姿を相手がイメージできるようアピールしましょう。

なぜ応募したのか、その企業でなくてはならない理由を明確にすることが大事です。

未経験から営業事務を志望する場合は、なぜキャリアチェンジを考えたのか、その理由と、これまでの自分のキャリアが応募先企業で活かせるのか、をあわせて伝えましょう。

どちらのケースも企業が求める人材像を企業サイトなどの発信情報をリサーチして分析し、そのイメージに沿ってアピールすることが大切です。

応募のキッカケを必ず入れる

なぜその企業の求人に応募したのか？なぜ営業事務を希望したのか？その答えとなる応募のきっかけは必ず記載しましょう。

応募のきっかけを説明することで、筋の通った志望理由が応募先企業に伝わります。

また、改めて「なぜ応募しようと思ったのだろうか」と掘り下げて考えることで、自分自身の経験からくるオリジナリティのある志望動機が作りやすくなります。

経験にもとづく文章は説得力がありますし、どこにでもある定型文とは異なり、相手に熱意が伝わりやすくなります。

将来のキャリアついて触れる

どのようなキャリアを目指しているのかについても記載しましょう。

営業事務の仕事で活かせる自分の強みと、どのように貢献できるかを説明し、整合性のある内容にしなくてはいけません。

自身の経験を踏まえた上で、将来的に目指すキャリアビジョンを明確にし、なせこの仕事に応募するのか、なぜこの企業でなくてはならないのかということを説明しましょう。

コミュニケーション能力や事務処理能力は営業事務で必須になるスキルです。将来チャレンジしたい資格やキャリアパスがあれば、応募の段階で触れるのもよいでしょう。

PCスキルについて説明する

PCスキルについてはできる限り詳しく書くことが重要です。

代表的なオフィスアプリケーションであるExcel、Word、Powerpointの経験は、営業事務に必須ですから、ソフト名だけでなく、どのような機能を業務のどこで使っていたかまで書くとよいでしょう。

例えば「Excelの関数やピボットテーブル機能を駆使してデータ集計を効率化した」や、「Wordの差し込み印刷機能を使って資料作成と送付処理のスピードをアップした」など、具体的なスキルと、それが業務にどう活かされたのかまで説明しましょう。

応募の段階でスキルが十分でない場合は、スキルを習得するために努力していることを伝えましょう。

業務効率化の経験を書く

志望動機の中には過去の仕事において、実際に業務効率化に成功した経験を含めるようにしましょう。

記載するときは、具体的にどのような内容の業務効率をどの程度改善したのかまで伝えるとベストです。

例えば、伝票処理の工程を見直した結果、作業スピードが○○パーセント改善した、その結果残業が減った、出荷が早くなってお客様に喜ばれた、など実際に経験した中から、今後の仕事にも活かせそうな経験を書くとよいでしょう。

実際の仕事ぶりを想像しやすくなり、一緒に働きたいと思ってもらいやすくなります。

なるべく具体的にエピソードを交えて説明する

未経験から営業事務へ応募する場合、なぜ前職からの転職を考えたのかを採用担当者へ伝える必要があります。

それには、きっかけとなった具体的なエピソードを交えて説明することが大切です。具体的な話をすることで、応募先への転職を真剣に考えていることもアピールできます。

営業経験者であれば、プレゼンテーションを通じてサポートの大切さややりがいを感じたという話も、実感として伝わりやすいエピソードといえるでしょう。

営業事務は、営業担当者をサポートする仕事で、社内外とのやりとりも多く、コミュニケーション能力と事務処理能力の両方が求められる仕事です。

人と話したりサポートすることが好きで得意な方には、強みを活かすことができ、やりがいのある仕事といえます。

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