転職成功バイブル

評価面談には3つの目的があります。まずは、その目的を解説していきます。

人材育成

評価面談の目的のひとつは、人材育成です。これまでの結果を評価し、面談者の問題や課題を中心に、今後の業務改善や能力の開発のための要素を洗い出します。優れた点についてはより伸ばし、改善点については対処するために、具体的にどのように取り組むかを指導します。

評価面談によって、部下の仕事での成長を図ります。

モチベーションアップ

評価面談の目的の2つ目は、モチベーションアップをはかることです。適正な評価による処遇は、社員のモチベーションアップにつながります。

この場合、評価の結果を一方的に伝えるのではなく、面談者と意見交換を交えることで、評価や処遇の内容に納得してもらえるでしょう。評価面談によって正当に評価されると、部下は将来に対してより前向きに業務に当たることができます。

マネジメントの改善

評価面談の3つ目の目的は、マネジメントの改善です。年間の計画や目標について、進捗や達成の状況を振り返って成功と失敗の要因を分析します。その結果をもとに業務分担や進め方などを検討することで問題点の改善が可能になります。連絡体制のあり方や指示の出し方といったマネジメント側の課題を検証することも重要な目的です。

ここからは、評価のしくみを解説します。事前に評価対象を知ることで自己評価がしやすくなります。自己評価がしっかりできれば、面談の準備もスムーズにできるでしょう。評価対象は以下の3つです。

・業績評価
・能力評価
・情意評価

業績評価は仕事の成果とそのプロセスに対する評価です。期間と目標を定めて、期間終了後にどの程度達成しているか評価します。

能力評価は仕事で習得したスキルや知識をどれくらい発揮したかの評価です。難しい仕事をこなしたり、突発的な業務をこなしたりすると評価が高くなります。

情意評価は仕事に対する意欲や態度の評価です。規律性や協調性など、数値で表すことが難しい評価項目です。

評価面談を有意義なものにするには、面談の進め方も重要です。上司として評価面談を実施される際に、ぜひ参考にしてください。

1. アイスブレイク

評価面談は緊張する場面です。お互いの緊張を和らげるためには、趣味などの軽い話題から面談を始めてみましょう。

はじめから評価内容話をすると、部下も緊張してしまい意見交換がしにくくなることがあります。

2. 自己評価を述べてもらう

アイスブレイクが済んだら、部下に自己評価を述べてもらいましょう。自己評価用の書式を用意し、事前に共有しておくと、スムーズに展開できます。

最初に部下本人の自己評価を聞くことで、双方の評価の違いが説明しやすくなります。先に上司からの評価を伝えると、部下は反発的な気持ちになる可能性があるからです。

3. 評価結果のフィードバック

自己評価を確認したら、上司から評価結果をフィードバックします。結果を伝えるときは、話す順番が重要です。まず、ポジティブな内容を先に伝えましょう。その後、部下の自己評価と評価結果が一致しているマイナス評価を知らせます。最後に部下本人評価と不一致のマイナス評価を伝えてください。

なお、日ごろ話していないマイナス評価を面談時に初めて指摘することは避けましょう。部下は「なぜ、そのときに伝えてくれなかったのか」と上司への不信感を抱くことがあります。

4. 課題の共有

お互いの評価で食い違っている部分を中心に、上司は部下に質問をして課題をみつけていきます。質問をするときは拡大質問と肯定質問を使い分けると効果的です。拡大質問とは、「どのようなことが考えられますか？」「なぜそういうことをしたのですか？」というように「WHAT(何）」「WHY(なぜ）」「How（どのように）」を問う質問です。肯定質問は「どうすれば〇〇ができるようになるかな？」と非難的にならない質問の仕方です

部下に質問するときは、拡大質問で話しやすいきっかけをつくって、肯定質問で意見を求めてみましょう。そして、課題を共有していきます。

5. 課題解決方針の決定

課題を共有することができたら、解決方針の決定です。課題に対する具体的な行動指針を落とし込んでいきます。目標の再設定や日常的にどう行動していくとよいかを指導しましょう。

部下の将来の目標や今後のキャリアアップについて話してもらうことも有効です。現状の課題とすり合わせて、将来的なビジョンの指導もできます。

6. まとめ

面談の最後はまとめとして、部下にいろいろと話してもらいましょう。共有した課題やそれに対する行動指針をまとめてもらうなどすると、理解度が確認できます。

また、評価面談を行ってどのように感じたのかも聞いてみてください。今後の評価面談に活かせるはずです。面談の終了は上司からポジティブな言葉をかけて終わり、部下の意欲を引き出しましょう。

ここでは、上司視点からの評価面談のポイントと注意点を解説します。円滑で有意義な面談になるように、次のことを意識してください。

面談前に評価内容を整理し、準備をしておく

部下との面談前に評価内容の整理が必要です。どのような評価であっても、会社や評価に対する批判を部下へしないように注意しましょう。評価者自身が納得したうえで、正しい課題の共有や行動指針への落とし込みをするようにしましょう。

また、想定される質問や意見を考えておき、面談内容を組み立てることも重要です。部下の自己評価とギャップがありそうな項目は、どのように伝えれば理解してもらえるかを事前に検討しましょう。テーマは多すぎると煩雑になるため、質問内容を絞ることを意識します。

落ち着いて話せる場所で面談を行う

評価面談はパーソナルな話をすることになります。周囲から内容を聞かれないように、個室で行うのが望ましいです。

面談時間は会社の方針や日常の面談頻度により異なりますが、30分〜1時間程度の場合が多いです。話がしやすい環境でと十分な時間を確保しましょう。

部下の意見を聞くことを重視し、一方通行のコミュニケーションにしない

評価面談では部下に評価を理解してもらうことが必要です。しかし、上司から一方的に評価を話すと、評価を押しつけられたと感じたり、意見を聞いてもらえないと思ったりします。

拡大質問や肯定質問を効果的に使って、部下の意見を聞くことを重視してください。意見を聞いてから課題を共有するようにすれば、「しっかりと意見を聞いてくれる」と感じます。

面談後のフォローを意識する

評価面談が終わってからが、部下とのコミュニケーションの始まりです。設定した目標に対して日報などでフォローしたり、定期的に話し合いの場を設けたりすることが重要になります。

必要なときに効果的なコミュニケーションを図ることで、部下は目標達成へのモチベーションを保つことができます。また、信頼関係も増していくでしょう。面談だけではなく、その後のフォローも積極的に行ってください。

面談を受ける部下にも評価面談を行う際のポイントや注意点があります。

事前に振り返りを行い、自己評価を考えておく

面談の前に自己評価を考えることは大切です。事前に伝えたいことをまとめておき、想定される質問も考えましょう。事前に自己評価をすることで、限られた面談時間でスムーズに自分の思いを伝えることができます。

自己評価と実際の評価にズレがあることも考えられますので、日ごろから上司と情報共有ができていたかも振り返っておくと効果的です。

今後のビジョンを考えておく

評価面談は自分の評価を聞き、今後の行動指針を決めるだけではありません。自分がチャレンジしたいことをアピールする絶好の場でもあります。

「これから〇〇をしてみたい」と上司に伝えると、挑戦したいことについてのアドバイスがもらえるでしょう。チャレンジしたいことがあれば、しっかりと伝えられるよう準備しておきましょう。

親しい上司でも礼儀をわきまえる

普段は親しみやすい上司であっても、面談の場では言葉遣いやマナーをわきまえてください。礼儀をわきまえることで、上司にビジネスパーソンとして成長しているところをみてもらえます。挨拶など最低限のマナーも忘れないでください。

評価面談は、上司視点からは部下の育成とマネジメントの改善点を見出せる場であり、部下にとっては自分の評価を知り、今後のモチベーションを上げるきっかけとなります。お互いにとって重要な場ですので、効果的な面談となるよう事前準備を十分にしましょう。

評価面談でお互いに不一致を感じた際は、日常のコミュニケーション不足が要因として考えられます。普段からコミュニケーションをとるように意識しましょう。マンパワーグループのCAREECRE（キャリクル）は専任のコンサルタントが転職成功まで、マンツーマンで対応します。有名企業とのリレーションシップも強く、求人案件も豊富です。転職を検討される際は、ぜひお問い合わせください。

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