上司と部下の関係性を保つには、コミュニケーションをしっかり取ることが重要です。しかし、部下とのコミュニケーションの在り方に悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
本記事では、部下とのコミュニケーション向上のヒントや方法を解説していきます。効果的なコミュニケーションを実践して、良好な関係を構築しましょう。
部下との良好なコミュニケーションによるメリットとは？
上司と部下は年齢やキャリア、価値観などの違いによりコミュニケーションを取りにくいと感じるケースがあります。しかし、どのような状況であるとしても、お互いに協調しながら業務を完遂させる必要があります。
部下と良好なコミュニケーションがとれると信頼関係が構築されます。悩みや課題を共有することで目標が明確化し、達成につながります。このようなポジティブな環境は高い定着率を実現するでしょう。
部下とのコミュニケーションの最近の傾向とは？
昨今ではSNSの普及もあり、若い世代はSNSを駆使したコミュニケーションを得意とする一方で、対人コミュニケーションを苦手とする傾向にあります。
複数の大学で、社会人の基礎力として、自分の意見の伝え方や話の聞き方、コミュニケーションの取り方などの講義が必要になるほど、若い世代の対人コミュニケーション能力が低下しているのです。
また、上司と部下のコミュニケーションが取れていないと、部下のみならず上司の側も困惑してしまい良好な関係を築くことができません。結局、お互いにとって損になってしまいます。
部下とのコミュニケーションで得られることとは？
上司と部下で良好なコミュニケーションをとることは、双方にメリットがあります。
上司が得られる主なメリットは、以下のような状態・関係を構築できることです。
・部下を深く理解しサポートできる
・業務における目標を設定し、方向づけができる
・指示を正しく伝えられる
・叱ることが少なくなる
・人間関係がよくなる
部下が得られるメリットは、以下のとおりです。
・気持ちの切り替えが上手くなる
・ミスが減る
・責任感が生まれる
・報連相ができるようになる
・自発的な行動が生まれる
このように、コミュニケーションを取ることで、仕事においてさまざまなメリットが生まれます。
有能な部下
良好なコミュニケーションがとれると目標を正確に共有できるため、部下も仕事をしやすくなります。その結果、さらなる業績向上が見込るでしょう。結果を出している部下には「このようなスキルを身につけるとさらに成果が出る」「その方法はいい。しかし、この方法もあるよ」など、肯定からアドバイスしてみましょう。
有能な部下は仕事をしやすい環境を望むため、上司がよりよい仕事環境の提供者であれば結果も向上していきます。
成長過程にある部下
成長過程にある部下とのコミュニケーションで大切なのは部下の気持ちを組んで、コミュニケーションを取ることです。
抱えている課題について、具体的な解決策を提示してください。実際に手助けすることが、成長過程にある部下を成長させます。できないことを責めず、同じ目線で会話をしてみましょう。
部下とのコミュニケーションを向上させる！11のヒントとは？
ここからは、部下とのコミュニケーションを向上させるヒントを解説します。部下とのコミュニケーションに活かしてください。
部下とのコミュニケーションをタスク化する
コミュニケーションをとることをタスク化しましょう。「Aさんに業務の進捗を確認する」「最近、暗い表情のBさんと雑談交じりに会話してみる」など、具体的なタスクにすることで業務のひとつになりますが、部下と自然な形でコミュニケーションをとることができます。
部下の話を聞く
部下と人間関係が上手くいかないときは、部下の話をしっかりと聞くことから始めましょう。自分の憶測だけで部下の気持ちや意見を決めつけず、傾聴することが大切です。部下の話を聞くときは、相槌やうなずくなどのリアクションをし、しっかり聞くようにします。
真剣に話を聞く態度が部下に安心感を与え、信頼関係の構築につながります。部下の目線で、意見を聞いてもらえるような態度を意識しましょう。
話しかけやすい雰囲気をつくる
部下が話しかけやすい雰囲気をつくることも重要です。常に忙しそうな雰囲気を出していると、部下は話しかけることができず、コミュニケーションが取れなくなります。部下に話しかけられたら、手を止めて話を聞く姿勢をとりましょう。そして、しっかりと部下の目をみて話を聞きます。部下を受け入れる雰囲気や態度を意識してください。
部下とのコミュニケーションの機会を毎日もうける
部下との信頼関係を築くには、コミュニケーションを毎日取ることが重要です。「終業前の30分は部下とのコミュニケーションの時間」など、日々のスケジュールに部下のための時間を入れましょう。
その時間は毎日の振り返りを行うと効果的です。報連相がない場合は、日常会話でも構いません。部下と顔を合わせて会話をすることが大切です。
ポジティブなコミュニケーションを心がける
ネガティブな言葉を発すると、相手はそれに応じた行動になりやすい傾向にあります。「でも」「だって」「できない」「何度もいうけれど」などの言葉を上司が発すれば、部下に悪影響を与えかねません。
また、誰かの悪口も避けてください。部下は自分のことのように感じるものです。そして、会話するときは笑顔で明るい声を意識することで、部下もうち解けやすくなります。
部下にスケジュールを共有する
スケジュールの共有は、コミュニケーションの第一歩といえます。自分の予定を公開すれば、部下は話しかけるタイミングがわかります。予算や経営に関する会議の予定を公開すれば、部下は社内で起きていることを把握できます。社内システムでの共有や、Googleカレンダーなどの活用も効果的です。
部下が信頼できる姿勢を見せる
上司が素直な姿勢を見せると、部下も相談や報告をしやすくなります。たとえば、頼まれていた書類確認が遅れてしまった場合、書類の確認が遅れて申し訳ないと一言必ず添えましょう。す。役職を笠に着るような言動をとれば、部下の信頼を失います。素直な行動を心がけるようにしてください。
日常の中でコミュニケーションをとるようにする
日常の隙間時間を部下とのコミュニケーションに活用することも有効です。移動時間、ランチタイム、休憩時間といった「間（ま）」を活かしてみましょう。隙間時間は、リラックス状態にあることが多く話しやすいため、ちょっとした一言や何気ない日常会話でも積み重なって、信頼関係につながりやすくなります。
ねぎらいを含む部下のマネジメント
上司の重要な業務として、部下のデッドライン（納期や締め切り）の管理があります。締切日に間に合わせることができないと、部下の管理をできなかった上司の責任となります。
締切日よりも数日前にデッドラインを決めて、部下をマネジメントしましょう。そして、進捗状況とデッドラインに合わせたコミュニケーションを取ります。予定どおりにできたら、「ありがとう」「お疲れ様」とねぎらいも忘れないようにします。
部下を認める
部下は褒められたり認められたりすると、モチベーションが上がります。提案の承認、企画書の賞賛、業務完了後のねぎらいなどを意識しましょう。認められることで能動的な行動につながり、仕事にも意欲的に取り組んでくれます。チームや会社の業績にも好影響をもたらすでしょう。
部下の相談にのり目標を共有する
業務やプロジェクトを円滑に進めるには、チーム全員が同じ目標を共有することが重要です。部下の意欲や行動力が低下していると感じたらすぐに相談にのりましょう。現状の課題にアドバイスしながら、目標を確認してください。部下が意欲的に取り組めるように、具体的なゴールを示しましょう。目標を確認するときは、どのようなメリットがあるかもあわせて話すと効果的です。
まとめ
上司にとって部下との良好なコミュニケーションは、部下にも上司自身にも会社にもメリットがある状態をうみます。上司は部下の能力に応じて、コミュニケーションの取り方を考えてください。この記事を参考に、部下とのコミュニケーションを向上させるポイントを実践してみてはいかがでしょうか。
転職をする際にも、上司や部下との関係が重要です。良好な関係を築いていれば退社する際もスムーズですし、気持ちよく新しい職場に移ることができます。
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