転職活動を進めていると、他の企業の面接などとスケジュールが被ってしまったなどの理由から、面接を辞退しなければならないケースが発生することがあります。この記事では、面接を辞退したい方のために、メール・電話での断り方や具体的な例文をご紹介します。マナーを守って適切な方法で辞退を伝えるようにしましょう。
面接を辞退する際に気を付けるマナー
面接は企業と求職者の約束です。もし面接を辞退すると判断したのであれば、企業へ辞退の連絡を入れるのがマナーです。しかし、「いつまでに連絡をすればよいか？」「連絡手段は？」「面接辞退の理由は伝えるべき？」などの疑問も湧いてきます。そういった疑問に対して、注意すべきマナーについて解説します。
無断で辞退は絶対にNG
面接を辞退する理由は、「他の企業から内定が出た」「優先したい企業と面接の日程が被った」「想像していた企業イメージと違っていた」など人によってさまざまです。しかし、どのような理由であったとしても、相手企業へ連絡をせずに面接を辞退するのはマナーに反します。辞退する旨を必ず相手企業の担当者に伝えて、丁寧にお詫びすることが大切です。
いつまでに辞退を伝えればよいか？
面接を辞退するのであれば、可能な限り早く伝えましょう。面接を行うには、求職者の日程の調整や面接官の日程調整、資料の準備など多くの手間がかかっています。
面接直前になって辞退を伝えると、担当者の手間を増やすことになります。辞退を決めたら早めに連絡をしましょう。
連絡手段はメール？電話？
面接の辞退を伝える連絡手段は、面接予定日の前日や当日を除けばメールがよいでしょう。その理由は、メールであれば連絡をしたという証拠が残るためです。しかし、メールを送ったものの数日経っても、企業側から返信がない場合は、辞退する旨を確実に伝えるため、電話で連絡をします。面接の前日や当日に辞退する場合は必ず電話で連絡し直接話しをしましょう。
辞退を伝える時間帯は？
面接を辞退する際は、基本的に相手企業の営業時間内に連絡をするべきです。特に電話の場合は、営業時間内に連絡をするのがマナーです。また、営業時間内であっても、始業直後や昼休憩、終業直前の時間帯は、担当者とつながりにくくなります。電話で辞退を伝える場合は、つながりにくい時間帯を避けて電話をかけるようにしましょう。
メールで連絡をする場合も、担当者の勤務時間内に連絡をするのが望ましいです。しかし、働きながら転職活動をしていると、営業時間内に連絡をすることが難しいこともあります。営業時間外にメールを送信する場合は、時間外に連絡をすることに対するお詫びの文言を添えておくとよいでしょう。また、メールで連絡をするのであれば、可能な限り早めに連絡をしましょう。
面接辞退の理由は伝えるべき？
面接を辞退する際は、無理に詳細な退職理由を説明する必要はありません。「一身上の都合により」としておいても問題ありません。しかし、相手企業としては辞退の理由は気になるものです。辞退した理由を聞かれた場合に備えて、事前に納得できる答えを準備しておいたほうがよいでしょう。
辞退の理由を伝える際の注意点は、「社風が古い」など、相手企業にとって失礼になるような理由は避けることです。その他、「給料が安い」など待遇に関する理由も相手の気分を害してしまうおそれがあるため避けるべきです。「他社から内定を頂き、そちらの企業へ入社する意志が固まったため」といったポジティブな理由にして伝えるよう心がけましょう。
メールで面接辞退を伝える際のマナー
面接を辞退するために、いざメールを書こうとしたものの、何をどう書けばよいのか迷うことは多いのではないでしょうか。そこで、ここではメールで面接の辞退を伝える際の、件名や本文などの書き方やマナーについて解説していきます。
メールの件名は？
辞退することを伝えるメールの件名は、一目でメールの内容がわかるようにしましょう。たとえば、「選考の件」といった件名にしてしまうと、選考の日程に関する問い合わせなのか、選考を辞退したいのか、本文を読まなければわかりません。「面接辞退のご連絡：氏名」といった件名であれば、どのような用件で誰から送られてきたメールなのか一目でわかります。
メールで辞退を伝えるときには、ある程度用件がわかるような件名をつけて、本文で詳細を説明するようにしましょう。
メールの宛名は？
メールの宛名の書き方は、業務でビジネスメールを送るときと同様です。宛名を書くときは、以下の順番で入力しましょう。
1）会社名
2）部署名
3）担当者名
一番上に会社名を、その下の行に部署名と担当者名を入力します。会社名や部署名は省略せずに、正式な名称にしましょう。担当者名の後ろには「様」をつけます。
メールの本文は？
宛名の下を改行で少し空けてからメール本文を入力します。辞退メールの趣旨は、面接を辞退することに対する謝罪と、面接の機会を設けてくれたことに対する感謝を伝えることです。
本文の冒頭部分では、メールを送信した人物が何者なのかを名乗る必要があります。次に面接を辞退する旨を記入し、「一身上の都合により」など面接を辞退する理由を付け加えましょう。
辞退メールの本文は、
・氏名を名乗る
・辞退する理由
・謝罪と感謝
という順番を意識すると書きやすくなります。
メールの締めくくりは？
辞退メールの最後は定型句で締めくくりますが、よく目にする「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」といった定型句は、相手企業との関係が今後も続くわけではないので不適切です。「貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」といった定型句で締めくくります。
また、本文を締めくくった後には、忘れずに送信者の氏名・住所・電話番号・メールアドレスも記入しましょう。
すぐに使える面接辞退メール文面
実際に面接を辞退したいときに使えるメールの文面をご紹介します。
株式会社〇〇〇
人事部 山田太郎様
お忙しい中失礼いたします。
〇月〇日に面接のお約束を頂きました○○と申します。
一身上の都合により、この度の選考を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。
貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、ご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございません。
本来であれば、直接お詫びすべきところを、メールでのご連絡になりましたことを重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。
このように、辞退メールの文面はできるだけシンプルにまとめましょう。
謝罪や感謝を長文で送っても読みにくくなりますので、短い文章で簡潔にまとめることがポイントです。
電話で面接辞退を伝える際のマナー
ここでは電話で面接の辞退を伝える場合の注意点について解説します。
電話はメールと違い、話す内容を事前にチェックしておくことはできません。そのため、会話の流れや質問される可能性がある内容を、前もって予想しておく必要があります。そのうえで何をどう伝えるのか、あらかじめ台本を用意しておくと話しをスムーズに進められます。
他社の内定が出て辞退する場合のトーク例
他社から内定をもらったため、面接を辞退する場合のトーク例です。電話で面接の辞退を伝える際のポイントは、メールのときと同様に簡潔に説明することです。
採用担当者と電話がつながったら、「お世話になっております。〇月〇日に面接の約束をしておりました〇〇と申します。先日は面接の日程をご連絡いただきありがとうございました。」という風に、まずは自身の氏名を名乗りましょう。
その後に、「先日、他社から内定を頂き、大変悩んだのですが、自身の適性を考慮した結果、そちらの企業へ入社する意思が固まったため、面接を辞退させて頂きたく、お電話をいたしました。貴重なお時間を割いていただきましたのに誠に申し訳ございません。」と面接を辞退する旨を伝えてお詫びします。
家庭の事情で辞退する場合のトーク例
家庭の事情や個人的な事情で、面接を辞退する場合のトーク例です。他社から内定が出た場合と同じように、最初に自身の氏名を名乗った後、面接を辞退する旨を伝えて謝罪します。
たとえば、家族の介護が必要になり、面接を辞退する場合は、「家族の介護が必要になったため、選考を辞退することにいたしました。貴重なお時間を割いていただきましたのに誠に申し訳ございません。」という風に簡潔に説明します。
その他、体調不良などの個人的な事情で面接を辞退する場合は、「数日前から体調がすぐれないため、このたびの選考を辞退することにいたしました。体調管理の不備でご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ありません。」と簡潔に理由を伝えましょう。
電話で辞退する際の注意ポイント
電話で面接の辞退を伝える際のポイントは、会話の流れをある程度予想して、台本を用意しておくことです。採用担当者と電話がつながったら、最初に自身の氏名を伝え、辞退したい旨と、その理由を簡潔に説明します。用件を伝えた後は、辞退することに対する謝罪と、面接の機会を設けてくれたことに対する感謝を伝えましょう。
その企業へ就職しないとしても、将来的に就職先の企業と取引がある可能性もあります。謙虚な姿勢を忘れず、失礼のないよう注意しましょう。
面接辞退を後悔しないか、今一度考えよう
あとになって後悔しないためにも、面接を辞退するかどうかは、慎重に考えたうえで決めましょう。転職は一種の縁であり、企業と人との出会いは一期一会です。一度機会を逃すと同じ機会を得られないことが多いです。
「自身のスキルを活かせない」「希望する条件に合わない」というケースであれば、面接を辞退しても問題ありません。しかし、他の企業の面接の日程と被ってしまったようなケースでは、面接の日程を調整できないか、採用担当者に一度は打診してみましょう。チャンスは多いに越したことはありません。
一度選考を辞退すると、基本的に再度その企業の選考は受けられません。面接を辞退するかどうかは冷静に考えたうえで決断しましょう。
まとめ
この記事では、面接を辞退する際のマナーについて解説しました。辞退を決めたら早めに連絡をしましょう。その前に、面接を辞退して本当に後悔しないかどうか、よく考えたうえで、相手企業へ連絡をするべきです。もし面接を辞退することになったとしても、貴重な時間を割いてくれた採用担当者に感謝し、最後まで丁寧な対応を心がけましょう。
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